Als Friseurmeister wirst Du sicherlich auch mit dem Thema Kassensystem konfrontiert werden. Schließlich ist eine reibungslose Möglichkeit zum Kassieren das Fundament für einen Betrieb mit erstklassigem Service für die Kunden sowie angenehmen, arbeitsfreundlichen Methoden für den Dienstleister. Doch, was genau bedeutet Kassensystem überhaupt und welches Konzept ist für Deinen Salon am geeignetsten? Genau darum geht der heutige Blogbeitrag. 

Kassensysteme: wichtiges Element der Wirtschaftlichkeit 

Als Friseur musst Du mit den unterschiedlichen Kassensystemen vertraut sein. Andernfalls würdest Du womöglich gegen Gesetze verstoßen oder den leistungsfähigen Arbeitsalltag Deiner Angestellten sowie den umfassenden Service für die Kunden negativ beeinflussen. 

Kassensystem kurz erklärt

Ein Kassensystem beschreibt eine EDV-basierte Lösung, um Software oder Peripheriegerätschaften mit der elektronischen Registrierkasse sowie dem PC gewinnbringend zu vereinen. Das heißt, es entsteht eine PC-Kasse, bei welcher ein aktuelles und leistungsstarkes Betriebssystem sämtliche Daten auf dem internen Datenträger archiviert oder eben via Datenübertragung in ein externes Archiv übermittelt. 

Ein Kassensystem ist also vereinfacht die Umstellung von traditionellen Registrierkassen auf eine elektronische Variante mit mehr Flexibilität. 

Ziele des Kassensystems 

Ein Kassensystem vereint unterschiedliche positive Eigenschaften, darunter vor allem eine einfachere Arbeitsweise im Berufsalltag und eine bessere Kontrolle der Einnahmen- sowie Ausgaben. 

Zusätzliche Gründe für ein Kassensystem sind: 

• zunehmender Fortschritt und Digitalisierung 
• Zeitersparnisse im Arbeitsalltag 
• vereinfachte Abläufe bei Zahlungsvorgängen
• mehr Sicherheit 
• bessere Nachvollziehbarkeit 
• internationaler Zugriff auf Kassensysteme 
• bessere Kontrolle der geschäftlichen Tätigkeiten 
• vereinfachte Buchhaltung 

Hinweis: Ein Kassensystem ist auch im Jahre 2020 noch nicht verpflichtend. Du darfst also auch weiterhin innerhalb von Deutschland Deine klassische Registrierkasse nutzen und musst nicht zwingend auf eine elektronische Variante umsteigen. Wichtig ist jedoch, ab 2022 sind alle klassischen Registrierkassen definitiv verboten und müssen auf ein digitales System umgestellt werden. 

Welche Kassensysteme gibt es?

Im Allgemeinen lassen sich vier unterschiedliche Kassensysteme benennen. Alle haben verschiedene Anforderungsbereiche und werden daher nachfolgend noch einmal im Detail beschrieben. 

Elektronisch-anwendbare Registrierkasse 

Diese Art der Kasse ist der fortschrittlichere Ableger der traditionellen Kasse und erinnert an eine Art Kassenbox, bei welcher Tasten vorhanden sind, über die Du jeden Deiner Verkäufe manuell eintippst. Das heißt, Du musst entweder den Barcode/die Artikelnummer von Produkten oder eben den Preis für die Dienstleistung eingeben. Wenn alle Posten aufgelistet wurden, errechnet die Kasse automatisch den Endbetrag. Der Angestellte gibt jenen ein und die Schublade der Kasse wird geöffnet. Ob die Daten bei dieser Registrierkasse korrekt erfasst werden, orientiert sich vor allem an der gewissenhaften Arbeit Deines Teams. Noch immer treten hierbei häufig Schwierigkeiten auf und leider sind elektronische Registrierkassen bei Finanzbehörden wenig beliebt, weil schon Steuerhinterziehungsaffären in Verbindung mit diesem Kassensystem vollzogen wurden. Nicht umsonst bestehen die entsprechenden Ämter bei jener Kasse strikt auf die Einhaltung der GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung), um die Kontrollfunktion zu bewahren. 

Computer-Kasse

Bei einer PC gesteuerten Kasse ähnelt der Ablauf dem der elektronischen Registrierkasse, jedoch mit einem entscheidenden Unterschied. Die Artikel werden schon vorher in die Software integriert und ein manuelles Eingeben ist nicht mehr notwendig. Die passende Software und die dazugehörige Hardware befinden sich hierfür auf dem PC und der Betreiber kann sie von dort nutzen. In der Regel arbeitet der Rechner lediglich mit einem Betriebssystem, sodass die Software für dieses Konzept auf das entsprechende System abgestimmt werden muss. Wenngleich die PC-Kasse äußerst fortschrittlich erscheint, hat auch sie in einer Vielzahl an Branchen ausgedient. Das liegt vor allem an der begrenzten Leistungsfähigkeit, denn wenn viel Betrieb herrscht, sind Tastatur, Software und andere Parameter häufig überfordert.

POS-Kasse 

Gerade bei einem Kassensystem, das auf POS basiert, werden die Bedürfnisse auf die Branche und Dich als Unternehmer abgestimmt. Das bedeutet, Du erhältst ein maßgeschneidertes System, welches mit der Hilfe von passender Hardware (zum Beispiel Kassenterminals) oder Deinem Smartphone, PC sowie Tablet genutzt werden kann. Sämtliche Zahlungsabläufe lassen sich in einer internen Cloud auf elektronische Art abspeichern, was Dir als Friseurmeister und dem Finanzamt den Zugriff auf wichtige Daten zu jeder Zeit ermöglicht. Du kannst also den zuständigen Behörden ohne Probleme per Export die gewünschten Informationen übermitteln. Ein weiterer Vorteil der POS-Kassensysteme ist ihre Erweiterbarkeit. Du hast daher stets die Möglichkeit, eine neue Kasse zu ergänzen und demzufolge in all Deinen Filialen mühelos mit derselben Software ein einheitliches Kassensystem zu bedienen. Dies ist nicht nur kosteneffizient, sondern hilft Dir obendrein, Veränderungen nur einmal vorzunehmen, die Du im Anschluss in jeder Filiale angepasst vorfindest. Dadurch umgehst Du das Risiko, falsche Zahlen einzugeben und Du hast die Gelegenheit, Dich an einem Zentrum über den Gesamtumsatz all Deiner Salons zu informieren. 

I-Pad-Kasse 

Ein I-Pad-Kassensystem ist momentan die modernste Variante der POS-Konzepte. Du erhältst durch dieses System die Chance, den Online-Handel mit dem stationären Geschäft zu verknüpfen. Außerdem entfällt eine schwierige Installation und Du profitierst von der Flexibilität sowie Mobilität mit welcher dieses Kassensystem arbeitet. Deine Mitarbeiter dürfen sich ebenfalls frei im Laden bewegen und können sämtliche Informationen über die Artikel sowie Preise während des Arbeitens einholen. Das I-Pad hilft Dir zudem, Rabatte für den Kunden einzugeben und fungiert nicht nur als reines Kassensystem, sondern gleichzeitig als Quelle von vielen Informationen, die Deine Angestellten im Alltag benötigen. Damit wird das I-Pad-Konzept zu einem optimalen Assistenten für Deinen reibungslosen Salonbetrieb. Die I-Pad-Kasse lässt sich nach Feierabend bequem an einem sicheren Ort verwahren und am nächsten Tag ohne große Installationsvorgänge wieder nutzen. 

Grundvoraussetzungen für Kassensysteme

GoBD einhalten

Die GoBD ist eine Anordnung, bei der es um die Dokumentation geht, die Du als Friseurmeister über Deine Einnahmen und Ausgaben ablegen musst. Ziel ist es, einen Nachweis für Deine Tätigkeiten zu liefern, dass Du mit Deinem Salon allen Anforderungen des gültigen Handelsgesetzbuches nachkommen kannst. Du musst demnach beweisen, dass Du die Gesetze und Pflichten, in puncto Verbuchung, Verarbeitung, Datenentsorgung, Erfassung und Aufbewahrung verstanden hast und danach handelst. Die GoBD untersucht dann sämtliche Buchführungssysteme, deren Nebensysteme und einzelne Punkte wie zum Beispiel:

• Zeiterfassung
• Lohnbuchhaltung
• Zahlungen
• Kassensystem

Aufbewahrung von Bedienungsanleitung und Wartungsprotokoll

Zusätzlich müssen alle relevanten Daten, auch die Bedienungsanleitung, das Betriebssystem und ähnliches von Deinem Kassenkonzept archiviert werden. Gerade Belege solltest Du mindestens 10 Jahre verwahren, aber auch die allgemeinen Gebrauchsanweisungen müssen vorzeigbar sein, falls Dein Kassensystem einmal in die Prüfung gerät oder es zu technischen Fehlern käme, die entweder den Austausch der Hardware oder eine neue Programmierung erfordern. Diese ist unter Umständen nicht ohne die Betriebsanleitung möglich. 

Kassensicherungsverordnung berücksichtigen 

Die Kassensicherungsverordnung solltest Du ebenfalls berücksichtigen, denn hier geht es darum, dass Du Dich an die Grundlagen der elektronischen Buchführung hältst und Dein System an das Recht in Deutschland anpasst. Eine Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV stellt die praktische Anleitung des theoretischen Gesetzes dar, welches zum Schutz gegenüber Manipulation bei digitalen Aufzeichnungen vorliegt. 

Rechtskonformität 

Die Kassensysteme müssen so ausgerichtet sein, dass Du eine rechtlich-korrekte Abrechnung vollziehen kannst. So gilt es, die Vorschriften der zuständigen Finanzbehörden einzuhalten. Falls Du Dir diesbezüglich unsicher sein solltest, empfiehlt es sich, Rücksprache mit den Behörden zu halten. 

TSE-konform 

Das Kassensystem muss zwingend TSE-geschützt sein. TSE ist hierbei die Abkürzung für technische Sicherheitseinrichtung und hat die Aufgabe, alle aufgezeichneten Daten im Kassensystem vollständig sowie korrekt zu übermitteln. Alle vorhandenen Daten in elektronischen Registrierkassen sind zwingend durch eine TSE zu schützen, denn seit dem 01.01.2020 gibt es in Deutschland verschärfte Kassensicherheitsverordnungen, um eine Manipulation zu umgehen. Für das TSE ist es außerdem erforderlich, dass das Bundesamt für Informationstechnik, kurz BSI, jenes Konzept zertifiziert hat. Ob das TSE daraufhin als Gerät (physische Variante) oder mittels einer Cloud genutzt wird, obliegt dabei dem Unternehmer. 

Kassensysteme Kosten

Ein Kassensystem muss bei allem Fortschritt und der notwendigen Leistungsfähigkeit nicht teuer sein. Stattdessen geht es um Deine persönlichen Erwartungen an das Produkt und eine gewinnbringende Zusammenstellung aus Funktionsfähigkeit mit fairen Preisen. 

Auf Unternehmenskonzept abgestimmt 

Bei Kassensystemen gilt eine simple Regel: Je größer Deine Anforderungen an das Konzept, umso teurer wird die Investition ausfallen. Das heißt, wenn Du Dir lediglich eine simple Variante aussuchst, die keinerlei Extras beherrscht, wird sich der Kostenfaktor in einem moderaten Rahmen bewegen. Anders verhält es sich mit zahlreichen Tools, die Dir eine Arbeit auf fortschrittlichstem Niveau gewährleisten. Hier sind höhere Anschaffungskosten zu erwarten, die sich aber in dem schnelleren Verkaufsprozess und der effizienteren Arbeitsweise wieder rechnen. 

Wie werden Kassensysteme angeboten?

Kassensysteme erhältst Du als Einzelmodul. So ist es Dir möglich, entweder ein Komplettpaket zu kaufen, was Du einmalig zu einem höheren Anschaffungspreis erwirbst oder Du mietest/least das Produkt zu einem monatlichen Beitrag. 

Weitere Faktoren berücksichtigen

Bei der Anschaffung Deines Kassensystems solltest Du nicht nur auf den Endpreis achten. Es spielen auch andere Kriterien eine wichtige Rolle, zum Beispiel die Zeitersparnis. Je mehr Zeit Du effektiv einsparst, wenn Du Dich für ein moderneres, zunächst teureres Produkt entscheidest, umso produktiver können Deine Angestellten ihre Dienstleistungen ausführen, mehr Kunden betreuen und zügigere Arbeitsprozesse berücksichtigen. 

Hardware und Software Preis bestimmen

Natürlich kommt es auch auf das Kassensystem selbst an. Nutzt Du zum Beispiel eine I-Pad-Variante, erweist sich diese als wesentlich preiswerter, weil nicht so viel Hardware notwendig ist und Kosten für eine aufwendige Installation, die regelmäßige Wartung oder mehrere Ersatzteile entfallen. 

Fazit 

Grundsätzlich gibt es kein klares Pro oder Contra gegenüber eines der Kassensysteme. Wichtig ist, dass das Konzept zu Deinem Salon passt und Dir sowie Deinen Angestellten eine schnelle, effektive Arbeitsweise in Verbindung mit zügigen Verkaufsprozessen ermöglicht. Auch der Kundenservice durch problemlose Zahlungsvorgänge und die langfristige Belastbarkeit ohne komplizierte Installationen sowie Optimierungen sind es, die Deine Entscheidung für eines der Kassensysteme prägen sollten.