Eine eigene E-Mail-Adresse für Dein Unternehmen ist ein wichtiger Schritt für den erfolgreichen Salon. Immerhin repräsentiert die persönliche Geschäfts-E-Mail-Adresse Seriosität und vermittelt Professionalität. Dabei gilt es jedoch, einige Kriterien zu beachten, damit Deine E-Mail-Adresse von Nutzern ohne Probleme verwendet und von Dir sicher sowie effizient in Deinen Firmenalltag eingepflegt werden kann. Worauf Du achten solltest und was dringend zu vermeiden wäre, darüber informieren wir Dich in unserem aktuellen Beitrag. 

E-Mail-Adresse einrichten: sinnvolle Idee oder unnötiges Extra?

Eine Firmen-E-Mail-Adresse ist definitiv ein Muss für jeden Friseurmeister. Diese vermittelt den Nutzern professionelles Verhalten sowie Seriosität und bietet Dir zugleich verschiedene Vorteile, um Deinen Betrieb wirtschaftlich effizient führen zu können. 

Was ist eine Firmen-E-Mail?

Im Grunde gibt es zwischen einer privaten und einer beruflichen E-Mail-Adresse keinen Unterschied. Das bedeutet, Du hast eine feste Mailadresse, die verwendet werden kann, um Dir Nachrichten zu hinterlassen und mit Dir in Kontakt zu treten. Bei Firmen-Mails trägt diese Adresse allerdings den Namen des Unternehmens und der Kontakt über die E-Mail beschränkt sich ausschließlich auf den beruflichen Bereich. Demnach trennst Du privat und geschäftlich strikt voneinander und hast einen optimalen Überblick über Deine Geschäftsinteraktionen. 

Hinweis: Die E-Mail-Adresse für Deinen Salon ist eine der wichtigsten Kontaktmöglichkeiten für Kunden und Kooperationspartner sowie Angestellte. Für gewöhnlich findet sich die E-Mail-Adresse deshalb in Deinen Kontaktdaten und wird den Nutzern direkt mit der Telefonnummer und Anschrift angezeigt. 

Ist eine Firmen-E-Mail notwendig?

Ja, Du solltest in jedem Fall eine Firmen-E-Mail einrichten. Natürlich kannst Du als Start-Up durchaus für die Übergangszeit auf Deine private Mailadresse zurückgreifen, doch dies hat viele Nachteile. Einerseits kannst Du dadurch Deine privaten Aktivitäten nicht mehr von Deinem beruflichen Engagement trennen und wirst womöglich während Deiner Freizeit unweigerlich mit Nachrichten konfrontiert, die Du eigentlich während Deiner Arbeitszeit beantworten möchtest. Gerade bei leidenschaftlichen Unternehmern, fällt es so schwer, sich eine Auszeit zu gönnen. Des Weiteren vermitteln private E-Mail-Adressen bei Kunden und Kooperationspartnern ein Gefühl von mangelnder Professionalität und könnten Deine Vertrauenswürdigkeit mindern. Nicht zuletzt haben einfache Privatmail-Accounts oftmals weniger Features als eine geschäftliche Variante, sodass Dir ein effizientes und unternehmensfreundliches Arbeiten über die E-Mail schwer möglich ist. 

 

Vorteile der Firmen-E-Mail-Adresse 

Eine Firmen-E-Mail-Adresse ist vor allem sinnvoll, um Deine Seriosität nach außen zu projizieren und eine sichere, unkomplizierte Plattform zu nutzen, über die Du mit den verschiedensten Leuten in Kontakt treten kannst. 

Die wichtigsten Vorteile der E-Mail sind daraufhin:

• ein professionelles und seriöses Auftreten 
• vertrauenswürdige Kontaktdaten 
• reibungslose Interaktion mit verschiedenen Zielgruppen 
• werbefreies, effizientes Arbeiten
• hohe Sicherheitsstandards für Diskretion bei der Kommunikation 
• Verknüpfung mehrerer E-Mail-Konten des Unternehmens für interne Abläufe 
• bessere Abgrenzung zwischen privaten und geschäftlichen Kontakten 
• zahlreiche Extras für geschäftliche Kommunikation auf höchstem Niveau
• Erstellung eines stimmigen Gesamtkonzepts mit eigener Homepage, Anschrift und Telefonnummer 
• Möglichkeit zur schnellen Reaktion auf Beschwerden, Kritik und Verbesserungsvorschläge 
• moderne Kommunikationsmöglichkeit neben klassischen Kontaktwegen wie Telefon und Postweg 

Welche Zielgruppen profitieren von der Firmen-E-Mail?

Deine Firmen-E-Mail kannst Du für verschiedene Personengruppen nutzen. Dabei obliegt es Dir, ob Du Dich für eine einheitliche Mail-Adresse entscheidest, die für Kunden und Kooperationspartner genutzt werden darf oder ob Du für beide Bereiche separate Adressen einrichten möchtest. Auch der Kontakt mit Deinem Team wäre über eine entsprechende Mail denkbar. 

E-Mail-Adresse: kostenfreie Anbietern oder professionelleR Dienstleister?

Bei der Wahl einer Geschäfts-E-Mail solltest Du definitiv auf einen professionellen Dienstleister setzen. Dadurch hast Du die Möglichkeit, ein werbefreies Mailkonzept zu nutzen und von den zahlreichen Extras der Domain zu profitieren, mit denen Du Deine Arbeitsprozesse und die Kommunikation mit Kunden sowie Geschäftspartnern vereinfachst. 

Kostenfreies Angebot für Firmen-E-Mail

Wenn Du eine kostenfreie Variante der E-Mail-Adresse nutzt, verfährst Du genauso wie bei der Wahl einer privaten E-Mail. Das heißt, Du suchst Dir einen passenden Anbieter, erstellst unkompliziert in Eigenleistung eine Mailadresse und pflegst diese im Anschluss in Deine Kontaktdaten ein. Bei kleineren Unternehmen spricht nichts gegen diese Möglichkeit, denn so sparst Du Kosten und hast trotzdem eine separate Mailadresse für Deine geschäftlichen Kontakte. Allerdings haben kostenfreie Angebote meist einige Nachteile. So wirst Du das Mail-Programm nur unter Berücksichtigung von Werbung verwenden können, was insbesondere bei der Interaktion mit Geschäftspartnern störend sein kann. Auch der Einsatz Deiner Nutzerdaten für marketingtechnische Zwecke ist Teil von kostenfreien Mailoptionen, was die Diskretion Deines Unternehmens und die Verschwiegenheit eventuell beeinträchtigen könnte. Nicht zuletzt haben kostenlose Konzepte keine direkten Tools für ein sicheres, geschäftsorientiertes Arbeiten mit dem Mailprogramm, sodass Deine Kommunikation eher auf dem Niveau privater Verbraucher ablaufen würde. 

Professionelle Mailadresse 

Bei einer professionellen Mailadresse, die Dir von einer Domain zur Verfügung gestellt wird, steht die geschäftliche Kommunikation im Vordergrund. Das bedeutet, Du benutzt eine E-Mail-Plattform, die frei von Werbung ist und zu 100 % Vertrauenswürdigkeit nach außen projiziert. Du erhältst also ein verlässliches und sicheres Dienstleistungsangebot, bei welchem noch weitere vorteilhafte Extras hinzukommen. Solche Domains sind selbstverständlich kostenpflichtig, allerdings rechtfertigen die Gebühren meist die Benutzerfreundlichkeit dieser Optionen und den unternehmerischen Gewinn, den Du durch jene Mails hast. Besonders größere Unternehmen, darunter Franchise-Ketten oder Friseursalons mit mehreren Filialen sollten definitiv eine entsprechende Variante bevorzugen. 

Geschäfts-E-Mail nutzen – darauf kommt es an

Wenn Du Dich nun für eine Geschäfts-E-Mail über eine professionelle Domain entschieden hast, profitierst Du von einigen wichtigen Funktionen, die wir Dir näher erläutern möchten. 

Schon gewusst?

E-Mail-Kontakt ist noch immer die wichtigste Kommunikationsplattform für kleine und mittelgroße Unternehmen. Mehr als 81% der Firmen in jenen Größenverhältnissen nutzen den Mailkontakt für die Kundenbindung und Kundenakquise, aber auch für Kooperationspartner oder interne Abläufe.

Die richtige Adresse 

Besser wäre, eine E-Mail-Adresse zu wählen, die leicht verständlich, individuell und trotzdem passend zu Deinem Salon ist. 

Wer lediglich seinen Namen mit der Domain des professionellen Dienstleisters verknüpft, wird kaum Eindruck hinterlassen. Außerdem erhöht sich dadurch die Wahrscheinlichkeit, dass der Name bereits vergeben ist. 

Beispiel: info@max.mustermann-haircare.de statt info@max.mustermann.de

Vorausschauend denken

Falls Du planst, Deinen Salon zu vergrößern oder die bereits bestehenden Filialen alle mit einer eigenen E-Mail-Adresse auszustatten, solltest Du Dich über entsprechende Angebote informieren. Oftmals ermöglicht Dir ein professioneller Dienstleister das Hinzufügen beliebig vieler E-Mail-Adressen zu einem festen Angebot. Auch ein Gemeinschaftspostfach für sämtliche formellen Anforderungen und gleichzeitig die direkten E-Mail-Accounts von den Teammitgliedern mit Entscheidungsgewalt wären denkbar.

Tipp: Die meisten E-Mail-Adressen für Unternehmen beginnen mit „Info“, um dem Nutzer zu signalisieren, dass es sich um eine Firmen-E-Mail handelt. 

Interne und externe E-Mails 

Wenn Du Deinen Mailaccount einerseits für den Kontakt mit Kunden und Kooperationspartnern nutzen möchtest, aber gleichzeitig durch den professionellen Dienstleister an interne E-Mail-Adressen für Deine Mitarbeiter denkst, lassen sich beide klar voneinander differenzieren. Das ist notwendig, um am Ende nicht versehentlich eine private Mail mit sensiblen Daten über den öffentlichen Account zu senden. Meistens wird bei internen Firmenmails ein „Office“ vor die E-Mail-Adresse gesetzt. 

Viele zusätzliche Tools 

Um Deine Firmen-E-Mail bestmöglich nutzen zu können, empfiehlt es sich, auf einen Anbieter mit vielen Tools zu achten. Wenn Dir der Dienstleister verschiedene Optionen zur Verfügung stellt, darunter einen Kalender, Verlinkungen oder werbefreie Mailkontakte unterstützt dies das effiziente Arbeiten und einen reibungslosen Emailkontakt. Es ist zwar mit diversen Mehrkosten verbunden, rentiert sich aber im Endeffekt durch seine verbesserten Abläufe. 

Back-Up und Spamschutz

Insbesondere bei professionellen Anbietern kannst Du auf eine sichere und rechtskonforme Firmen-E-Mail vertrauen. Hierfür punkten viele mit einem integrierten Spam-Schutz, sodass Du keine Malware erhältst und keine Angst vor potenziellen Viren-Mails haben musst. Auch ein Back-Up zählt zu den gängigen Werkzeugen, wodurch Du Deine E-Mails in regelmäßigen Abständen sichern kannst. Der Datenschutz wird schließlich innerhalb des World Wide Webs großgeschrieben.

E-Mail-Inhalte: Diese Themen gehören in die Firmenmail 

Im Allgemeinen darf natürlich jeder in seine E-Mails schreiben, was auch immer er möchte. Doch, wenn Du eine professionelle Firmen-E-Mail nutzt, solltest Du Dich auch auf geschäftliche Themen beschränken. 

Privatsphäre wahren 

Ein netter Kunde, der Dich schon lange nicht mehr aufgesucht hat und Dir einen lieben Gruß hinterlassen möchte, ein befreundeter Saloninhaber, der Dir von seinem Wochenende berichten will:

Tipp: Falls Dir ein langjähriger Stammkunde wirklich nur zwischendurch eine Nachricht mit freundlichen Weihnachtsgrüßen zukommen lässt, spricht nichts dagegen, eine kurze E-Mail zurück zu schicken. In diesen Fällen wäre es nicht notwendig, den eher privaten Hintergrund als Anlass zu nehmen, um die Person zurückzuweisen. 

die Inhalte einer E-Mail können schnell von beruflichen Belangen in die private Kategorie wechseln. Was sicherlich keinerlei böse Absichten hat, sollte von Dir strikt untersagt werden. Eine Firmen-E-Mail ist rein geschäftlich. Andernfalls könnte es schwierig werden, Deine Seriosität und Diskretion zu rechtfertigen. Nicht zuletzt erspart es Dir einiges an Arbeit, wenn Du nicht ständig zwischen belanglosen Privatthemen und beruflichen Schwerpunkten filtern musst. Falls jemand tatsächlich mit Dir über private Geschehnisse sprechen will, gib ihm Deine persönliche Mailadresse oder weise höflich darauf hin, dass die E-Mail nicht für private Zwecke genutzt werden darf. 

Ein freundlicher Umgangston 

Die Firmen-E-Mail sollte genauso verfasst werden wie Du auch im echten Leben mit Deinen Kunden und Partnern sprichst. Vermeide daher eine plumpe Umgangssprache und antworte seriös, freundlich sowie professionell. Dies vermittelt Vertrauenswürdigkeit und hilft dem Empfänger, Deine Fachqualifikation zu erkennen.

Informationen filtern

Sicherlich wirst Du eine Flut an E-Mails pro Tag erhalten und kannst nicht alle davon sofort beantworten. Versuche anhand der Betreffzeile herauszufiltern, welche Nachrichten Priorität haben. So solltest Du zum Beispiel auf eine Unklarheit der Abrechnungen von Deiner Buchhaltung schneller reagieren als auf die Anfrage eines Kunden nach einer neuen Färbetechnik.

Hinweis: Es empfiehlt sich generell, so zügig wie möglich auf E-Mails zu antworten. Das zeigt dem Empfänger, dass er wertgeschätzt und ernst genommen wird. 

Anhänge versenden 

Damit Du effizient und schnell auf Deine E-Mails antworten kannst, wäre es ratsam, sich einige Vorlagen anzueignen. Gerade bei einer Reaktion auf die Frage der Öffnungszeiten, verschiedene Zahlungsmethoden oder der Terminvergabe kannst Du dadurch schnell und informativ reagieren. Speichere Dir einige vorformulierte Inhalte auf Deinen PC ab oder nutze die Funktion Anhang versenden, um dem Empfänger einen Infoflyer über Deine Leistungen/Preise/Kontaktdaten mitzuschicken. Ebenso könntest Du über die Anhänge Fotos Deines Teams, neueste Saloninfos oder Rabattaktionen an Deine Kunden und Kooperationspartner vermitteln. 

Fazit

Die E-Mail-Adresse nimmt als Kontaktweg eine wichtige Rolle ein. Darum solltest Du auf eine professionelle Domain und viele sinnvolle Extras achten, mit denen Deine Mail die reibungslose, geschäftliche Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen, Sicherheit sowie effiziente Abläufe unterstützt.